Audyt Legalności Oprogramowania przebiega w kilku etapach:
- etap inwentaryzacyjny – zebranie wszelkich informacji o istniejących w firmie zasobach używanego i zainstalowanego oprogramowania, sprzętu oraz posiadanych licencji,
- etap wdrażania programu naprawczego – działania zmierzające do ewentualnej korekty zainstalowanego i używanego oprogramowania w stosunku do posiadanych licencji,
- etap tworzenia nowych procedur korzystania z oprogramowania – określenie zasad operowania i zarządzania oprogramowaniem przez wszystkich pracowników organizacji.
Każdy z etapów zakończony jest sporządzeniem raportu, ukazującym stan faktyczny z oczekiwanym oraz konkretne wskazówki wprowadzające zmiany w zainstalowanym oprogramowaniu na bazie zweryfikowanych licencji.
Do zagrożeń związanych z korzystaniem z nielicencjonowanego oprogramowania należą:
- zainfekowanie systemu wirusami,
- niekompatybilność oprogramowania,
- konsekwencje prawne.
Audyt Legalności Oprogramowania ma więc na celu ochronę instytucji bądź przedsiębiorstwa przed konsekwencjami stosowania nielegalnego oprogramowania. Jest również formą oszczędności i prognozowania zagrożeń, których skutki finansowe mogą być znacznie wyższe od cyklicznego przeprowadzania procesu zgodności oprogramowania z licencjami.
Zalety przeprowadzenia Audytu Oprogramowania wiążą się z ochroną przed roszczeniami dotyczącymi praw autorskich. Pomaga on:
- chronić interesy pracodawców przed pracownikami łamiącymi prawo,
- optymalizować koszty korzystania z oprogramowania,
- chronić dane osobowe przed wyciekiem,
- podnieść bezpieczeństwo struktury IT,
- usprawnić kontrolę nad zasobami IT.